КА РАБОТАТЬ С ЭДО
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДо) — ЭТО СПОСОБ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ ПО ИНТЕРНЕТУ
Попробуйте хранить документы в CRM Битрикс24. Рабочие файлы собираются в отдельном разделе и удобно сортируются. За пару кликов вы найдете нужный документ, прикрепите к задаче или событию в календаре, отредактируете его онлайн. Система поддерживает html, docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, csv и другие форматы.
С ПОМОЩЬЮ ЭДО ЛЕГКО:
- Доставлять и принимать файлы от контрагентов
- Отправлять письма и договоры
- Сдавать налоговые отчеты
- Оплачивать платежи
- Ставить подпись с компьютера
- Хранить архив и предоставлять доступ
КОМУ ПОДХОДИТ ЭДО
Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.
ПЛЮСЫ ЭДО
Преимущество электронного документооборота — экономия. Например, на бумаге, распечатке, доставке. В единичных вариантах это небольшие суммы, но в оптовых масштабах — существенные. Другие достоинства:
Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.
- Предотвращение утечки информации
- Удобное хранение
- Экономия времени
- Быстрое устранение ошибок и недочетов
- Подписание документов с любого устройства
- Отслеживание статуса доставки документа до получателя
- Защищенный личный кабинет
- Интеграция с разными системами
- Бессрочное хранение данных
МИНУСЫ ЭДО
- Возможные неполадки программы и сбои
- Сложный процесс сотрудничества с компаниями, которые не перешли на ЭДО
- Траты при переходе на новую систему
- Необходимость обучения сотрудников
Какие документы можно передавать через ЭДО
Схема ЭДО
Для разных ниш и объемов бизнеса схема работы с ЭДО одинаковая:
Отправитель создает электронный документ, ставит электронную подпись, пересылает контрагенту.
Чтобы открыть его, контрагент должен пользоваться технологией ЭДО. Если он ее не использует, то на почту поступит приглашение для регистрации.
Контрагент при получении принимает файл или указывает причину отказа.
Подписанный документ уходит отправителю.
Если в документ нужно внести правки или дополнительные пункты, контрагент корректирует файл. Генерирует новый или направляет замечания.
Способы работы ЭДО
В веб-сервисе заводят личный кабинет и открывают доступ сотрудникам с правом подписания и согласования документов. Затем ответственный сотрудник загружает файл, согласовывает, запрашивает электронную подпись у руководителя и отправляет контрагенту.
Второй вариант — локальное программное обеспечение. Операторы ЭДО разработали систему, которая интегрируется с программами. Через нее можно моментально передавать документы внутри компании и другим организациям.
Внедрение ЭДО в работу компании
- Определитесь с оператором
- Создайте электронную подпись
- Внесите изменения в учетную политику
- Пройдите регистрацию на сайте или установите локальное программное обеспечение